Alfresco y Tablas de Retención: Gestión Documental Eficiente

En la era digital actual, la gestión documental se erige como un pilar fundamental en la operatividad de las empresas a nivel global. En un mundo donde la información es poder, contar con sistemas eficientes para organizar, almacenar y disponer de los documentos se ha convertido en una necesidad ineludible. En Colombia, esta importancia se ve aún más acentuada por una normativa rigurosa que establece directrices claras sobre cómo las empresas, especialmente las entidades estatales, deben manejar sus documentos.

Las Tablas de Retención Documental (TDR) representan una piedra angular en este proceso. Son la hoja de ruta que guía el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su eventual disposición final. En esencia, las TDR son como mapas detallados que indican dónde se encuentran almacenados los documentos, cuánto tiempo deben conservarse en cada etapa y cuándo pueden ser eliminados o archivados de manera permanente.

El ciclo de vida de un documento, como se define en las TDR, consta de varias etapas clave. En primer lugar, está el periodo de gestión, durante el cual el documento es utilizado activamente en las operaciones diarias de la empresa. Luego viene la etapa de retención en un archivo central, donde el documento se guarda para referencia futura pero ya no se necesita de forma inmediata. Finalmente, está la etapa de disposición final, donde el documento se elimina de manera segura según las políticas y regulaciones establecidas.

Si bien las TDR proporcionan un marco sólido para la gestión de documentos, su implementación efectiva puede resultar todo un desafío, especialmente en un entorno donde la cantidad de información producida por las empresas está en constante aumento. El seguimiento manual de los documentos a lo largo de su ciclo de vida puede volverse abrumador y propenso a errores. Es aquí donde entra en juego la tecnología para ofrecer soluciones más eficientes y fiables.

Appropia, consciente de estos desafíos, ha identificado en Alfresco una herramienta poderosa para la gestión documental. Alfresco es un software líder en el mercado que ofrece una amplia gama de funciones diseñadas específicamente para simplificar y optimizar la gestión de documentos. Con su capacidad para automatizar tareas repetitivas y garantizar el cumplimiento normativo, Alfresco se presenta como la solución ideal para las empresas que buscan mejorar su eficiencia operativa y reducir los riesgos asociados con la gestión de documentos.

Una de las características más destacadas de Alfresco es su módulo de Records Management, que está diseñado para ayudar a las empresas a gestionar sus registros de acuerdo con las mejores prácticas y regulaciones. Con este módulo, las empresas pueden establecer y aplicar políticas de retención de documentos de manera consistente en toda la organización, garantizando así la integridad y la seguridad de los datos.

Además de su funcionalidad de gestión de registros, Alfresco ofrece una serie de características adicionales que lo convierten en una opción atractiva para las empresas que buscan una solución integral de gestión documental. Por ejemplo, su capacidad para integrarse con otros sistemas empresariales, como sistemas de gestión de recursos empresariales (ERP) y sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), permite a las empresas centralizar y unificar sus datos en una sola plataforma, mejorando la colaboración y la eficiencia en toda la organización.

A continuación, presentamos un video que detalla las características fundamentales de Alfresco en su módulo de Records Management y su aplicación en el cumplimiento de las Tablas de Retención Documental.

https://www.youtube.com/watch?v=4GWC7KXuKHA
 
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