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“Ahora todo fluye sin necesidad de recordatorios, sin correos, sin whatsapp. El software se encarga de todo”

Diana Duque, Gerente Administrativa y Financiera. G4 Ingeniería

Antes de la pandemia, todos los egresos de la empresa se tramitaban mediante mensajes y correo electrónico.

La ineficiencia del proceso llevó a la organización a buscar una solución. Después de una búsqueda de alternativas en el mercado decidieron contratar LuxFlow, un software de automatización de procesos que permitió diseñar a la medida el proceso.

Diana Duque, quien implementó exitosamente el software de automatización de procesos en su empresa, brinda consejos para lograr una alta efectividad en la siguiente entrevista que nos brindó.

Diana Duque:

“Antes de la implementación, se perdía la trazabilidad de los procesos. Existían muchos costos ocultos del desorden. Antes ni siquiera conocíamos donde estaban los cuellos de botella.

Ante una solicitud de información, teníamos que preguntar a los diferentes responsables por el estado del proceso.

Actualmente, tenemos todo organizado en páneles que cualquiera consulta en cuestión de segundos.

El retorno de la inversión fue efectiva desde el primer mes gracias a todos los costos que se eliminaron por los reprocesos, especialmente ordenando la información del estado de los procesos.

Los errores por falta de trazabilidad se redujeron a cero. Ahora todo fluye sin necesidad de avisos, sin correos, sin whatsapp. El software se encarga de todo

Los tiempos de aprobación se redujeron, y contamos con una mejor gestión de proveedores. Se redujeron a un mínimo los errores manuales en aprobaciones.

Lo que LuxFlow nos aporta es el Orden en los documentos y procesos, nos facilita la identificación de cuellos de botella y errores en los procesos, especialmente a identificar “Quiénes son los lentos”, cuestión que antes no teníamos la posibilidad de conocer.

La totalidad del ahorro en los costos no se puede cuantificar, ya que la tranquilidad y total transparencia que nos brinda sobre los procesos es enorme y es difícilmente cuantificable.

Tenemos la tranquilidad de que los procesos se autoregulan y se autocontrolan, gracias a que LuxFlow te pone todos los pendientes por escrito.

LuxFlow lo hemos diseñado a la medida. El gerente no podía creer que en 15 días habíamos realizado la implementación. Fue diseñado para que responda las preguntas que nosotros queríamos responder, con todas las las columnas y campos que queríamos ver.

Igualmente, nos permite hacer las adaptaciones que requerimos en el tiempo sin que la información se pierda; nos permite hacer cambios de una manera ágil y con el mínimo de errores.”