¿Qué es un Manual?
El Manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o procedimientos, instrucciones, sobre el marco jurídico administrativo, historia, políticas, objetivos y funciones de la organización, departamento o proceso, constituyéndose además en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones que se dan entre las unidades administrativas. La presentación de un procedimiento aislado, no permite conocer la operación de una dependencia o unidad administrativa, por lo que surge la necesidad de que todos los procedimientos se agrupen, en forma ordenada, en un solo documento, denominado “Manual”
Ventajas de los Manuales
- Recopilan de manera organizada los procedimientos de la organización.
- Reducir la improvisación, ya que todo está escrito.
- Aclaran dudas con respecto a qué hacer en un momento adecuado.
- Es una herramienta de control.
- Mantiene la igualdad (estandarización) en la gestión organizacional.
- Ahorro de tiempo, debido a que las instrucciones ya están dadas
- Permite una evaluación objetiva de los procesos.
- Buscar la mejor forma de hacer las cosas
- Permite evaluar los estándares que han sido establecidos.
Tipos de Manuales
Manual de la Organización Documento que señala la estructura de la empresa, institución u organismo, cada una de las unidades que conforman. Permite agilizar el proceso de toma de decisiones y establecer lineamientos personales para lograr los objetivos planteados
- Índice
- Introducción.
- Justificación
- Base legal (opcional).
- Modelo estratégico.
- Descripción de la estructura organizativa.
- Organigramas.
¿Qué llevan los Manuales?
Requisito del Manual de Calidad
La organización debe establecer y mantener un manual de la calidad que corresponda a lo siguiente:
- Alcance del Sistema de Gestión, detalles y justificación de cualquier exclusión.
- Los procedimientos documentales o la referencia a los mismos.
- Una descripción de la interacción entre los procesos del SGC.
En lo que se refiere a la estructura del texto, la norma ISO 9001 propone un modelo en la figura que se describe a continuación:
- Título y alcance:
Es una especie de preámbulo del documento. En esta parte se presenta el trabajo y se relaciona con la norma que se toma como referencia, en este caso, la norma ISO 9001. A veces también es posible enlazar con la mejora de la continuidad continua, como la norma ISO 9004 o la norma ISO 14001.
- Tabla de contenido:
En ella se indican las secciones que integran el documento en su totalidad y todo lo que la empresa necesita para su gestión de calidad.
- Documentos:
Para que el texto tenga validez, deben incluirse los documentos de ISO que acrediten la certificación de la norma ISO 9001.
5.-Política y objetivos:
Toda política de calidad requiere de unos objetivos. En esta parte del documento deben mencionarse, aunque sin proporcionar demasiados detalles.
6.-Estructura:
¿Cómo está estructurada la empresa en la Gestión de Calidad? En esta parte es preciso incluir cargos, responsabilidades, niveles directivos e interrelaciones derivadas de la estructura de calidad. Pueden incluirse diagramas u otros recursos visuales.
7.-Referencias:
El documento debe establecer relación con otros textos o fuentes de información que le sirvan de marco para definir su Manual de Calidad.
8.-Descripción del sistema:
Es la parte central del manual. Todos los aspectos que anteriormente se han enunciado confluyen en este apartado. La descripción pone el foco en cada uno de los métodos que emplea la organización para satisfacer sus necesidades en el área de Gestión de Calidad. Lo ideal es puntualizar cada elemento y no dejar cabos sueltos.
9.-Anexos:
Finalmente, los redactores del manual pueden incluir en esta sección cualquier texto, informe, valoración o diagrama que sirva de apoyo al tema central. No hay que olvidar que, además de estar dirigido a los integrantes de la propia organización, el documento también tiene como destinatarios los auditores y los clientes.
Manual de Norma y Procedimientos
- Objetivos de los procedimientos
- Áreas de aplicación o el alcance de los procedimientos.
- Base Legal.
- Diagramas de Flujo.
- Glosario de Términos.
Manual de Descripción de Funciones y Cargos
- Aprobaciones y Actualizaciones.
- Objetivo y Alcance.
- Misión y Visión.
- Base Legal.
- Perfil del Cargo.
- Competencias del Cargo.
- Descripción de funciones.
Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad
Procesos de la entidad que interactúan para la realización de productos y servicios que se entregan a los clientes. Estos son:
Procesos Estratégicos: Aquellos a través de los cuales se orienta la gestión, proporcionan las directrices a seguir para el cumplimiento de la misión institucional.
Procesos de Evaluación: Corresponde a aquellos que permitan monitorear y controlar el cumplimiento de la misión y objetivos de la Entidad.
Procesos Misionales: Son todos aquellos que contemplan la realización del producto y prestación del servicio dirigidos a los clientes de la Entidad. Procesos de Apoyo: Corresponden a los procesos que brindan soporte a la realización del producto o prestación del servicio.
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