Los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una pieza fundamental para las empresas. Debido a que la cantidad de información generada por las mismas está creciendo de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias. Es por esto que un sistema de gestión documental como LuxFLow, asegura una información organizada y eficiente, que favorezca la productividad empresarial. Ahora, ¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental? ¿Para qué sirve la gestión documental de forma digital?
Ciertamente, un sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una empresa. Es una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
La organización de la información es un factor importante para el éxito de un creciente número de compañías y por ello, las copias en papel están pasando a ocupar un segundo plano. Debido a que para lograr organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo de forma eficiente, el sistema de gestión documental debe presentar algunas particularidades esenciales. Además de unas características que permitan realizar el proceso de manera efectiva. Por ejemplo;
Por eso, hablar de gestión documental es hablar inmediatamente de digitalización de documentos que antes estaban en papel. Una digitalización organizada y planificada es primordial para el correcto aprovechamiento del sistema.
Otra cosa importante, la cantidad de canales a través de los que la información llega a las empresas es amplia. A consecuencia de esto, grandes volúmenes de información quedan desestructurados y repartidos entre los distintos sistemas de una compañía. Por eso, un sistema de gestión documental como LuxFlow almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central. Esta centralización de la información supone terminar con la búsqueda infinita de documentos por las redes de carpetas de la organización agilizando, de esta forma, el ritmo de trabajo.
Aunado a esto, están los WorkFlows y su transformación en procesos más eficientes y productivos. Gracias a la automatización de las funciones, el sistema proporcionará una imagen global de los procesos de trabajo dentro de la compañía. Además que, muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestión documental facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa.