¿Cuál es el mejor sistema para gestionar mis tablas de retención?

En la actualidad, hablar de Gestión Documental es cada vez más relevante para la compañías a nivel mundial y en Colombia particularmente se tiene una normativa que es rigurosa en exigir especialmente a las empresas del Estado un cumplimiento en la organización, conservación y disposición final de sus documentos.

¿Qué son Tablas de Retención Documental?

Las tablas de retención documental (TDR) son la herramienta definida para estructurar las ubicaciones físicas o virtuales en donde se almacenan los documentos según sus series y súberes, asignándole a cada una el tiempo de permanencia en cada fase de su ciclo de vida.

Estas etapas son: periodo de gestión, retención en un archivo central y disposición final del documento.

Si bien las tablas ayudan a dar un orden a este proceso, no bastan para garantizar que en la realidad se cumpla con lo allí planteado, pues en la medida que las empresas producen cada vez más información y documentos, se hace más complejo el control si se realiza de forma manual.

Appropia ha identificado en Alfresco, uno de los softwares más potentes para la gestión documental, la herramienta perfecta que facilita a las compañías automatizar este proceso, propiciando mayor productividad y seguridad en la conservación de la información y cumplimiento normativo.

A continuación, presentamos un video que muestra las generalidades de Alfresco en su módulo de Records Management y cómo puede aplicarse al cumplimiento de las TDR.

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