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Caso de Exíto

Diana Duque

Gerente administrativo

Testimonio de Diana Duque, nuestra cliente que obtuvo retornos de inversión desde el primer mes de implementar nuestra plataforma.

Se realizó una entrevista con una de nuestros clientes Diana Duque, gerente administrativo, experta en administración y en control de recursos para grandes organizaciones, desde los sectores públicos y privado, con más de 20 años de experiencia.

1. Presentación de Diana

2. Retos antes de LuxFlow en la organización

3. Flexibilidad de LuxFlow para las medianas y  pequeñas empresas

4. Es un plataforma de flujos muy económico

5. Software para trazabilidad de procesos

6. Plataforma de Auditoría para las tareas

7. Software para erradicar el desorden

8. LuxFlow se adapta a las necesidades de la organización

9. Ahorros en papeleria

10. LuxFlow Evita los reprocesos

11.  LuxFlow facilita la ejecución de las tareas

12. Plataforma para Procesos en piloto automático

13. Agilidad para hacer cambios y personalizaciones en el sistema

14. Implementación en dos semanas

15. Cuenta con una guía en todo el proceso y no hay perdidas de la información. 

16. El diseño de procesos se desarrolla a la medida

17. Experiencia de usuarios externos 

18. Recomendaciones de Diana Duque para la implementación de LuxFlow

19. Usuarios externos con permisos para acceder a la plataforma

1. Presentación de Diana

Diana Duque es una persona con mucha energía, es una líder espectacular de negocios, fue su iniciativa hacer la transmisión. Para contarle al mundo y a los líderes de negocios lo que estamos haciendo con LuxFlow. 

Diana es ingeniera civil, se especializó en administración y finanzas, como parte de desarrollo personal,  realizó desarrollo de software, y desde hace más de 20 años es gerente administrativo y financiero de muchas empresas y muchos sectores, desde el sector financiero, al sector real y servicios. 

Con Appropia ha implementado dos flujos de trabajo de manera exitosa y por ese motivo se realiza el Live. Ver vídeo aquí

2. Retos antes de LuxFlow en la organización

La gerencia administrativa y financiera en las empresas donde ha trabajado, cubre muchas áreas, desde el área de contabilidad, pasando por el área de tesorería, el área de recursos humanos, las áreas de compras, áreas de operaciones financieras, áreas de control. En todas esas áreas lo que se maneja mucho es el flujo de información a través de documentación legal. (Desde una factura, cualquier tipo de documento importante para empresa)

Todas las áreas que maneja requiere de una herramienta que le permita tener la información organizada, que fluya de manera lógica. Y Appropia (LuxFlow) funciona de manera muy amigable, no hay manera de que la información fluya mal, cualquier cosa que se haga Appropia no deja que fluya mal, desde que este bien parametrizado. 

Básicamente en las empresas desde hace muchos años toda la información ha fluido de forma física, solo empresas muy grandes han tomado la precaución de que la información fluya de manera digitalizada. Ver vídeo aquí

3. Flexibilidad de LuxFlow para las medianas y pequeñas empresas 

Appropia me permitió a mi, para empresas que son de tamaño pequeño y mediano, poder implementar un flujo de información de manera que resguarda la documentación y que mantiene super bien el proceso, que está diseñado para esa información de una manera que se parametriza super rápido. Ver vídeo aquí

4. Es un plataforma de flujos muy económico 

Es muy económica para las empresas, Appropia tiene una persona que interactúa con el líder del plan de proyecto y que entiende cada vez las necesidades, no es el diseñador de software como tal, si no una persona que traduce las necesidades y lo que hay que parametrizar dentro del sistema. 

Appropia permite medir el tiempo y presiona para que las cosas no se queden sin hacer. Ver vídeo aquí

5. Software para trazabilidad de procesos

Hoy en día en las empresas las personas rotan, si llega una persona nueva al proceso y no se sabe quién maneja que, con LuxFlow todo se facilita, porque cada paso está bien nombrado, hay responsables y es concreto.  Ver vídeo aquí

6. Plataforma de Auditoría para las tareas 

Auditoría de tareas, permite saber dónde está la tarea, quien tiene la tarea. Ver vídeo aquí

7. Software para erradicar el desorden

La parte intangible de LuxFlow es que no se tiene desorden, es una tranquilidad para el líder pero también es un ahorro en todos los tiempos de las personas que trabajan dentro del proceso. Ver vídeo aquí

8. LuxFlow se adapta a las necesidades de la organización 

Por ejemplo, la recepcionista tiene acceso al software, tiene un buscador y puede decir inmediatamente dónde está el proceso.  Dentro de LuxFlow se puede diagramar cualquier proceso, se construye a la medida de la empresa. LuxFlow está muy bien pensado desde el punto financiero, porque la inversión inicial no es grande y se paga por mensualidad por el tiempo que lo necesite. Ver vídeo aquí

9. Ahorros en papelería

Ahorros en papelería, ya no se necesitan diez resmas de papel, se utiliza solo uno. Ver vídeo aquí

10. LuxFlow evita los reprocesos 

En los reprocesos hay sobre costos,  cuando no se sabe quien aprueba, donde se asigna la tarea, que pasa si se rechaza, se convierte en una pesadilla. 

En LuxFlow queda constancia de todo, es una auditoría en tiempo real y un control en tiempo real. LuxFlow  se convierte en un asistente de la operación para que se realice de acuerdo a como se diseñó cada procedimiento. Ver vídeo aquí

11. LuxFlow facilita la ejecución de las tareas 

Los flujos de trabajo que se han diseñado, no son flujos de trabajo donde se decide a quien  se le va a enviar, si no que depende de las preguntas que usted escoja que le están haciendo, es LuxFlow que decide a quién le manda, por lo tanto no se pierde, se tiene que escoger bien. La decisión se toma cuando se diseña. Ver vídeo aquí 

12. Plataforma para Procesos en piloto automático 

El asistente (LuxFlow) se encarga de enrutar de llevar,  de notificar, de alertar, recordar y elimina todos los correos donde hay muchos aprobadores. En realidad el labor de los directivos de los gerentes se vuelve más una labor que si  hay un problema grave que no fluyo,  se concentran en eso, y no en la operación de los miles flujos del dia a dia que no los pudieron solucionar en las operaciones de dia a dia. pero no en repasar una por una todas la tareas de todo el mundo entonces como gerente se identifica cuales son las cosas que se están quedando atoradas. Se puede identificar las personas que no están teniendo el rendimiento adecuado si no que identifica los documentos específicos que tienen un inconveniente. Ver vídeo aquí

13. Agilidad para hacer cambios y personalizaciones en el sistema 

La agilidad en las que se puede hacer los cambios y las mejoras es otra de las grandes ventajas, se hacen cambios en caliente en vivo  y mejoras que se pueden hacer en cuestión de horas. Ver video aquí

14. Implementación en dos semanas 

En 15 días se montó el flujo, se iba diseñando sobre la misma marcha de revisión se iba diseñando y rediseñando el flujo y el flujo queda listo. 

En el caso de Appropia, según  la experiencia el 80% de tiempo está en la definición del negocio y el 20% en la implementación. Ver vídeo aquí 

15. Cuenta con una guía en todo el proceso y no hay pérdidas de información 

Te guía durante todo el camino, y no tienes pérdida de información, pérdidas de documentos, pérdidas de tiempo, y los resultados inmediatamente de organización se empiezan a observar.

LuxFlow es muy rápido, y es muy manejable, así que todo el mundo prefiere consultar la información en el Software porque es muy simple.  Crea una independencia de la gente en encontrar la información sin tener que depender de la gente operativa. Ver vídeo aquí

16. El diseño de procesos se desarrolla a la medida 

Appropia se ha especializado en entender el proceso de las empresas, comprender todo el proceso con el cliente y aportar valor no haciendo solamente lo que el cliente dice, si no involucrandonos continuamente en el  mejoramiento del proceso. Ver vídeo aquí

17. Experiencia de usuarios internos 

Están organizados, el software se encarga de asignar a la persona y mandarle el proceso a la persona encargada, también puede devolver el proceso, LuxFlow mide el tiempo que tiene el usuario desde que recibe el proceso y saca promedios. Ver vídeo aquí

18. Recomendaciones de Diana Duque para la implementación de LuxFlow 

Hoy en día el manejo de la información digital es una obligación. La recomendación es iniciar con un flujo que conozcan muy bien, que lo dominen desde el principio hasta el final, para diseñarlo bien con Appropia y luego se les va a facilitar con cualquier flujo que tengan dentro de la compañía. Ver vídeo aquí

19. Usuarios externos con permisos para acceder a la plataforma

Se les puede dar permiso a los usuarios externos para ingresar a la plataforma como proveedores a los procesos que tienen relación con el proveedor específico  y así ellos pueden entrar consultar  van sus facturas dentro del proceso, si ya se causaron, ver las programaciones de pago, si ya se pagaron, ver los anexos de pago.

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