ENTIDADES PÚBLICAS · COLOMBIA
SGDEA, ventanilla única y PQRSD. Conforme a la norma, con evidencia.
Implementamos el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo sobre Alfresco Enterprise, con los instrumentos archivísticos aplicados en el sistema y agentes que radican y vigilan términos. Desplegado on-premise o en nube con residencia en Colombia.
Animación de ejemplo con datos ficticios: comunicaciones oficiales dispersas se radican y archivan en su serie documental, una petición avanza por radicación, asignación y respuesta con su término vigilado, una IA extrae radicado, tipo y vencimiento, y un agente confirma con esa evidencia que se respondió en término.
EXPERIENCIA EN SECTOR PÚBLICO
Concesión RUNT 2.0
Registro Único Nacional de Tránsito
- Repositorio documental oficial implementado y operado desde 2022
- Comunicaciones oficiales y PQRS de la concesión
- Requisitos MoReq para el proceso
- Contrato auditado por el Ministerio de Transporte
CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA DISPONIBLES PARA SU PROCESO DE CONTRATACIÓN
Qué entregamos
La norma aplicada dentro del sistema, no en un documento aparte.
SGDEA sobre Alfresco Enterprise
Cuadro de clasificación, TRD y TVD parametrizados en el sistema; expediente electrónico con índice, metadatos y ciclo de vida.
Ventanilla única de correspondencia
Radicación de entrada y salida desde correo, formularios y ventanilla física, con asignación por dependencia y trazabilidad de cada radicado.
PQRSD en término
Términos de la Ley 1755 vigilados por radicado: alertas, escalamientos y traslados por competencia antes de que el plazo se venza.
Disposición y transferencias
Retención calculada por serie, disposición final con acta del comité e inventario documental (FUID) exportable para transferencias.
Alianza estratégica · normativa archivística
Erika Rangel
Trabajamos con Erika Lucía Rangel Palencia, una de las mayores autoridades del país en gestión documental electrónica y normativa archivística. La tecnología la ponemos nosotros; el criterio normativo, la mejor aliada posible.
- Exsubdirectora de Tecnologías de la Información del Archivo General de la Nación
- Autora de guías nacionales del AGN, entre ellas la de implementación de un SGDEA y la del plan de preservación digital
- Consultora en transformación digital de la Rama Judicial
- Arquitecta empresarial certificada TOGAF 9.2 · Magíster en Gerencia Estratégica de TI
Marco normativo
Alineado con el marco archivístico colombiano.
La matriz de cumplimiento detalla, requisito por requisito, cómo el sistema responde a cada norma. Se la enviamos para su estudio de mercado o la estructuración del pliego.
Solicitar la matriz de cumplimientoLey 594 de 2000
Ley General de Archivos: organización, conservación y ciclo de vida de los documentos.
Decreto 1080 de 2015
Decreto Único del Sector Cultura; compila el Decreto 2609 de 2012 sobre gestión documental.
Acuerdo AGN 001 de 2024
Acuerdo Único de la Función Archivística: documentos y expedientes electrónicos, SGDEA e instrumentos archivísticos.
CCD · TRD · TVD · FUID
Instrumentos archivísticos aplicados dentro del sistema, no solo en papel.
Ley 1755 de 2015
Derecho de petición: términos, traslados por competencia y respuesta de fondo.
Ley 527 de 1999 · Decreto 2364 de 2012
Validez de mensajes de datos y firma electrónica.
Ley 1712 de 2014
Transparencia y acceso a la información pública.
Ley 1581 de 2012
Protección de datos personales de ciudadanos: permisos, minimización y trazabilidad de acceso.
Véalo funcionar
Tres demos para su comité.
Radicación de correspondencia
Cuatro bandejas, clasificación con umbral de confianza y control de duplicados.
Entrar a la demoPQRSD · Ley 1755
Clasificación por artículo, términos vigilados y traslados por competencia.
Entrar a la demoSGDEA
Interoperabilidad estándar (CMIS, OpenAPI) y trazabilidad regla por regla.
Entrar a la demoContratación
Cómo nos contrata una entidad pública.
Estudio de mercado
Le entregamos cotización, ficha técnica y matriz de cumplimiento para su análisis del sector.
Proceso en SECOP II
Participamos en la modalidad que defina la entidad, con experiencia acreditable y equipo propuesto.
Ejecución por fases
Diagnóstico archivístico, parametrización, migración, capacitación y soporte, con entregables por fase.
Soberanía de datos: despliegue on-premise en la infraestructura de la entidad o en nube con residencia en Colombia. Sus expedientes no salen del país.
Appropia Technologies S.A.S. · NIT 900.708.032-0 · Expertos en repositorios empresariales