Capa 01 · Repositorio documental
Alfresco y repositorios empresariales. Más allá de carpetas y archivos.
Alfresco es una plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM). Implementamos, migramos y soportamos Alfresco y, cuando el caso lo pide, una capa propia más liviana, incluso sobre Google Drive u OneDrive. La base de todo lo demás: sin un buen repositorio no hay proceso, IA ni agente que responda por sus documentos.
Animación de ejemplo con datos ficticios: un contrato, su póliza, un otrosí y sus facturas, dispersos en carpetas, se archivan y relacionan en un expediente con sus metadatos, y un agente consulta el repositorio y responde con esa evidencia, dentro de un marco de gobierno.
~15 TB
de documentos administrados — millones de archivos
18.000
usuarios en las plataformas que implementamos
Cientos de miles
de expedientes en proyectos de misión crítica
11
países con proyectos en América y Europa, desde nuestras sedes en Colombia y Taiwán
La diferencia
En carpetas, un archivo se encuentra por su nombre. En un repositorio, por lo que es.
El repositorio une los archivos con una base de datos: cada documento tiene metadatos, pertenece a un expediente y se relaciona con otros. Por eso se pueden hacer preguntas de negocio, no solo abrir archivos.
«¿Qué contratos de proveedor vencen en los próximos 30 días y todavía no tienen póliza?»
EXPEDIENTE EXP-0147
- Tipo
- Contrato de suministro
- Contraparte
- Proveedor Andino S.A.S.
- Valor
- $ 480.000.000
- Vigente hasta
- 15 de octubre de 2026
- Responsable
- Jurídica · M. Ríos
- Etapa
- Ejecución
DOCUMENTOS RELACIONADOS
- Contrato firmado· versión 3 · vigente
- Otrosí 1· amplía el plazo
- Póliza de cumplimiento· no ha llegado
- 4 facturas· vinculadas desde el ERP
3 versiones
Permisos por rol
Retención y auditoría
Haga la pregunta de arriba y compare la respuesta en cada modo.
Qué es Alfresco
Una plataforma ECM, con edición abierta y comercial.
Alfresco es una plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) con una edición de código abierto y otra comercial. Guarda documentos y expedientes con sus metadatos, versiones, permisos y trazabilidad, y se integra con los sistemas de la empresa.
Se usa para gestión documental y SGDEA, archivo y retención, expedientes de clientes, contratos y proveedores, y como repositorio de misión crítica en entidades públicas y financieras.
Community y Enterprise
| Community | Enterprise | |
|---|---|---|
| Licencia | Sin costo de licencia. | Licencia comercial. |
| Soporte | De la comunidad; sin soporte oficial del fabricante. | Soporte oficial del fabricante y actualizaciones. |
| Para quién | Pruebas, proyectos acotados y equipos con capacidad técnica propia. | Operación de misión crítica, exigencias regulatorias y volumen alto. |
| Con Appropia | Implementamos y estabilizamos; si crece, la llevamos a Enterprise. | Implementamos, migramos y soportamos. Distribuimos las licencias en Colombia. |
Lo que habilita
Seis cosas que una carpeta nunca le va a dar.
Expedientes
Todos los documentos de un caso, cliente, contrato o proveedor juntos, con su estado y responsable.
Metadatos
Cada documento sabe qué es: tipo, contraparte, fechas, valores, etapa. Se busca por lo que contiene, no por cómo se llama.
Correlaciones
El contrato con su póliza, su otrosí y sus facturas; el proveedor con todos sus expedientes. Preguntas que cruzan documentos.
Una sola versión vigente
Historial completo de versiones: nadie trabaja sobre la copia equivocada.
Permisos por rol
Cada persona ve y edita lo que le corresponde, documento por documento.
Retención y auditoría
Tablas de retención, conservación y registro de quién hizo qué y cuándo. Listo para el auditor.
Y es la base de las demás capas: LuxFlow mueve cada expediente por su proceso, Cortex llena los metadatos leyendo los documentos, y los agentes consultan y actúan sobre información ordenada.
Tres formas de tenerlo
El repositorio que corresponde a su tamaño.
Alfresco Enterprise
Para volumen alto, exigencias regulatorias y operación de misión crítica. Es donde tenemos más de 12 años de experiencia.
Para: Millones de documentos, SGDEA, MoReq, sector público y financiero
Capa propia liviana
Nuestro repositorio con expedientes, metadatos y trazabilidad, sin la complejidad de una plataforma ECM completa.
Para: Empresas medianas que necesitan orden y control ya
Sobre Google Drive u OneDrive
Sus archivos siguen donde están; encima ponemos la capa de expedientes, metadatos, relaciones y auditoría.
Para: Organizaciones que ya trabajan en Google Workspace o Microsoft 365
Servicios Alfresco
Si ya tiene Alfresco y no rinde, lo arreglamos.
Diagnóstico y rescate
Revisión de arquitectura, base de datos e índices cuando el repositorio está lento, subutilizado o sin gobierno.
Migración
De carpetas, SharePoint u otros gestores al repositorio, y de Alfresco on-premise a la nube (Docker, Kubernetes, AWS o Azure).
Actualización
De versiones Community o antiguas a la versión Enterprise vigente, con soporte.
Diseño documental
Tipologías, metadatos, expedientes, permisos y retención: el modelo que hace útil al repositorio.
Cómo es un proyecto
De su documento suelto a su repositorio gobernado.
- 01
Diagnóstico
Qué documentos hay, cómo se usan, qué normas aplican y qué debe resolver el repositorio.
- 02
Diseño documental
Tipologías, metadatos, expedientes, permisos y tablas de retención.
- 03
Implementación
Arquitectura, instalación, seguridad y configuración sobre su infraestructura o la nube.
- 04
Migración e integración
Traslado de lo existente y conexión con ERP, correo, firma y procesos.
- 05
Adopción y soporte
Capacitación, puesta en producción y acompañamiento después.
En producción
Repositorios de misión crítica.
CONCESIÓN DE GOBIERNO · COLOMBIA
Concesión RUNT 2.0
Repositorio documental oficial de la concesión, con más de 7.000 expedientes nuevos al mes, cumplimiento MoReq y auditoría del Ministerio de Transporte.
SERVICIOS FINANCIEROS
Finanzauto
Migración y desarrollo del repositorio que opera como backend de las aplicaciones transaccionales.
GRUPO MULTILATINO
Ajover Darnel
Repositorio integrado a los módulos transaccionales del ERP, al servicio de 10 empresas del grupo en 4 países.
Alfresco por país
La normativa de cada país, aplicada al repositorio.
Cada país tiene sus propias normas de archivo, protección de datos y gobierno digital. Estas son nuestras páginas por país:
Guías
Para evaluar Alfresco con criterio.
- ¿Qué es Alfresco? Guía de la plataforma ECM
- Gestión documental en Colombia: normativa y SGDEA
- Alfresco y tablas de retención documental (TRD)
- Plataforma Alfresco ECM: qué es y cómo empezar
- Alfresco vs SharePoint: comparativa
- Alfresco: gestión documental avanzada para empresas
- Preservación digital a largo plazo (OAIS, ISO 14721)
- OpenClaw y Alfresco: un agente de IA para su repositorio
Preguntas frecuentes
¿Qué es Alfresco?+
Alfresco es una plataforma ECM para gestionar documentos, expedientes, versiones, permisos, metadatos, flujos documentales y evidencia de auditoría en empresas.
¿Qué diferencia a un repositorio empresarial de carpetas y archivos?+
En carpetas, un archivo solo se encuentra por su nombre y su ubicación. En un repositorio, cada documento tiene metadatos en una base de datos, pertenece a un expediente y se relaciona con otros documentos; eso permite buscar por contenido, cruzar información, controlar versiones, permisos y retención, y auditar cada acción.
¿Para qué sirve Alfresco en Colombia?+
En Colombia, Alfresco sirve para proyectos de gestión documental, SGDEA, repositorios empresariales, migración documental, gobierno de expedientes, control de versiones e integración con procesos internos.
¿Qué implementa Appropia sobre Alfresco?+
Appropia implementa, migra, estabiliza y soporta Alfresco para empresas en Colombia y Latinoamérica, incluyendo arquitectura, permisos, integraciones, automatización documental y trazabilidad.
¿Necesito Alfresco o me sirve algo más liviano?+
Depende del volumen y de las exigencias regulatorias. Para operación de misión crítica recomendamos Alfresco Enterprise; para empresas medianas, una capa propia más liviana; y si ya trabaja en Google Drive u OneDrive, podemos poner encima la capa de expedientes, metadatos y auditoría.
¿Cuándo conviene rescatar o migrar Alfresco?+
Conviene revisar Alfresco cuando el repositorio está lento, desactualizado, subutilizado, sin gobierno documental claro o desconectado de procesos críticos como aprobaciones, auditoría y atención de solicitudes.
¿Cuál es la diferencia entre Alfresco Community y Enterprise?+
Community es la edición de código abierto, sin costo de licencia y sin soporte oficial del fabricante. Enterprise es la edición comercial, con soporte y actualizaciones, pensada para operación de misión crítica, regulación y volumen alto. Si hoy tiene Community y el repositorio es crítico, podemos llevarlo a Enterprise.
¿Appropia vende licencias de Alfresco?+
Distribuimos licencias de Alfresco Enterprise en Colombia. Los servicios de implementación, migración y soporte los prestamos en toda Latinoamérica.
¿Alfresco sirve como SGDEA?+
Sí. Alfresco es la base de muchos proyectos de SGDEA: expedientes electrónicos, tablas de retención documental, series y subseries, y registro de auditoría. Hay que diseñarlo según la normativa de cada entidad; en nuestra guía de gestión documental en Colombia explicamos cómo.
¿Cuánto cuesta implementar Alfresco?+
Depende del volumen de documentos, de las integraciones, de si hay que migrar información existente y de la edición. No publicamos tarifas genéricas: hacemos un diagnóstico y entregamos una propuesta con alcance y costo.
¿Se puede migrar a Alfresco desde SharePoint o desde carpetas compartidas?+
Sí. Migramos desde carpetas, SharePoint u otros gestores al repositorio, conservando la estructura útil y agregando metadatos y expedientes.
¿Alfresco reemplaza LuxFlow o Cortex?+
No. El repositorio gobierna documentos y expedientes; LuxFlow orquesta procesos y aprobaciones; Cortex lee, extrae y valida datos documentales con IA.