Archivo y gestión documental
El archivo, conforme a la norma. Y consultable en segundos.
Instrumentos archivísticos aplicados en el sistema — no solo en papel —, ventanilla única de correspondencia y ciclo de vida del documento, desde la radicación hasta la disposición final.
Animación de ejemplo con datos ficticios: cartas, oficios e inventarios dispersos se archivan por serie en su expediente, una carta de entrada se radica, se asigna y recibe su tabla de retención, una IA extrae radicado, serie y año de transferencia, y un agente de archivo responde con esa evidencia.
SI ESTO LE SUENA
- Las tablas de retención existen en un documento, pero no en el sistema.
- La correspondencia se radica a mano y los términos se vencen.
- Una transferencia o una consulta del ente de control se vuelve un proyecto.
Qué implementamos
Repositorio con instrumentos archivísticos
Cuadro de clasificación y tablas de retención parametrizados, con expediente electrónico.
Ventanilla única
Radicación de entrada y salida con asignación por dependencia y control de términos.
Ciclo de vida y transferencias
Retención calculada por serie, disposición final con acta e inventario exportable.
DOCUMENTOS QUE ORDENAMOS
- Correspondencia de entrada y salida
- Expedientes por serie
- TRD, TVD y CCD
- Inventarios (FUID)
- Actas de eliminación
LO QUE HACEN LOS AGENTES
- · Clasifica y radica la correspondencia entrante
- · Vigila términos de respuesta y escala antes del vencimiento
- · Sugiere la serie documental de cada documento
La IA lee y propone; las reglas y las personas deciden.
MARCO NORMATIVO
- · Ley 594 de 2000
- · Decreto 1080 de 2015
- · Acuerdo AGN 001 de 2024
- · Ley 1755 de 2015 (PQRSD)
CÓMO LO RESOLVEMOS
La misma plataforma, en cinco capas, que ya opera en misión crítica.
Repositorio documental
Mucho más que carpetas y archivos: expedientes, metadatos, correlaciones, versiones, permisos, retención y auditoría. Sobre Alfresco o una capa propia, también con Google Drive u OneDrive.
Procesos y workflows
LuxFlow: aprobaciones, formularios y paneles para que cada solicitud siga su ruta con responsables y tiempos.
IDP · Cortex
Procesamiento inteligente de documentos: la IA lee, clasifica, extrae y valida facturas, contratos, expedientes y soportes.
Agentes IA integrados
Interfaces conversacionales sobre sus datos y aplicaciones: consultan, resumen y actúan dentro de los permisos de cada persona.
AgenticOS · transversal
Agentes autónomos gobernados sobre OpenClaw: operan de forma continua por correo, WhatsApp y sus sistemas, con registro de cada acción.
Alianza estratégica · normativa archivística
Erika Rangel
Trabajamos con Erika Lucía Rangel Palencia, una de las mayores autoridades del país en gestión documental electrónica y normativa archivística. La tecnología la ponemos nosotros; el criterio normativo, la mejor aliada posible.
- Exsubdirectora de Tecnologías de la Información del Archivo General de la Nación
- Autora de guías nacionales del AGN, entre ellas la de implementación de un SGDEA y la del plan de preservación digital
- Consultora en transformación digital de la Rama Judicial
- Arquitecta empresarial certificada TOGAF 9.2 · Magíster en Gerencia Estratégica de TI
Ejemplos de lo que hemos construido
Concesión RUNT 2.0
Repositorio documental de comunicaciones oficiales y PQRS, con requisitos MoReq.
EN PRODUCCIÓN DESDE 2022
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